1) O que é a nota fiscal de serviço (NFS-e)
É a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica. Essa nota deve ser emitida sempre que uma empresa prestar algum tipo de serviço.
A responsabilidade pelo controle da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, NFS-e, é municipal. Por isso, cabe às prefeituras implantar um sistema que permita que os empresários gerem e emitam esse documento eletrônico. Cada município tem seu próprio sistema e é preciso se cadastrar para emitir a NFS-e.
2) Como o cliente vai acessar a nota fiscal de serviço
Não é possível imprimir a nota fiscal de serviço na impressora de recibo. A prefeitura disponibiliza a nota fiscal de serviço no formato de papel A4.
A nota fiscal de serviço é disponibilizada pela prefeituro no site da prefeitura. Você pode acessar também a nota fiscal de serviço no RecreaSoft após a nota fiscal de serviço ser gerada pela prefeitura.
No recibo de pagamento você pode verificar se é possível imprimir o RPS (Recibo Provisório de Serviço), que é um número referente à nota na prefeitura. Caso a prefeitura ofereça o serviço de consultar a nota fiscal de serviço pelo número do RPS, você pode configurar no recibo de pagamento o número do RPS. Com isso, o cliente poderá consultar a nota fiscal de serviço por esse número de RPS.
3) Como funciona a geração de nota fiscal de serviço no RecreaSoft
3.1) Todo pagamento que você recebe do seu cliente o Recreasoft grava esse registro no banco de dados e depois envia essas notas para o sistema da prefeitura automaticamente.
Portanto, as notas são emitidas por pagamento, o que quer dizer que cada cliente tem sua nota fiscal.
O Recreasoft armazena os registros da nota fiscal como: Valor, Aliquota, Cliente e etc...
3.2) Para a autenticação do RecreaSoft no sistema da prefeitura pela integração disponibilizada pela prefeitura é usado o certificado digital da sua empresa. Quando o certificado digital da empresa for renovado por você ou pela contabilidade, o certificado digital renovado deve ser configurado no sistema.
3.3) A alíquota do ISS do serviço prestado pela sua empresa na prefeitura é configurada no RecreaSoft. O valor dessa alíquota é uma informação da prefeitura. Caso tenha alteração da alíquota do ISS na prefeitura é necessário você atualizar essa informação no RecreaSoft.
3.4) O RecreaSoft vai gerar nota fiscal de serviço para os pagamentos recebidos de serviço para recreação, contrato, crédito antecipado e festa.
Para os pagamentos recebidos de recreação, contrato e crédito antecipado é possível configurar para que seja automática, ou seja, quando você registrar que recebeu o pagamento no RecreaSoft, o sistema vai fazer a geração da nota fiscal de serviço.
No pagamento recebidos por festa, a nota fiscal de serviço deve ser gerada manualmente no RecreaSoft, ou seja, você vai precisar informar para o sistema que deseja gerar a nota fiscal de serviço desse pagamento de festa recebido.
3.5) A nota fiscal de serviço é gerada com o nome do responsável e cpf cadastrado que realizou o pagamento.
Para emitir a nota com o CNPJ, é necessário realizar esse procedimento fora do sistema. Para isso, favor verificar com a contabilidade.
4) Como fazer o acompanhamento da geração da nota fiscal de serviço
Todo o acompanhamento da emissão das notas é de responsabilidade da sua empresa ou a contabilidade através do portal da prefeitura. Caso você verifique que não está sendo gerado a nota fiscal de serviço na prefeitura, entre em contato com o suporte do RecreaSoft para que seja verificado o motivo.
No sistema também temos como verificar as notas emitidas:
Operacional > Financeiro > Nota Fiscal
Quando a nota fiscal de serviço está com o status "ENVIADA" quer dizer que os dados do pagamento recebido já foram enviados para a prefeitura e a prefeitura gerou a nota fiscal de serviço.
Quando a nota fiscal de serviço está com o status "NÃO ENVIADA" quer dizer que as informações do pagamento recebido no RecreaSoft ainda não foram enviados para a prefeitura ou já foi enviado e a prefeitura por algum motivo negou as informações recebidos. Para tentar enviar manualmente as informações do pagamento para a prefeitura é só você na tela da nota fiscal de serviço acessar no botão "Processo" o processo "Enviar nota fiscal". Caso a prefeitura aceite as informações do pagamento enviado, o cadastro da nota fiscal de serviço no RecreaSoft vai mudar para o status "ENVIADA". Se a prefeitura por algum motivo negar o envio das informações do pagamento recebido, vai exibir uma mensagem com o motivo que a prefeitura negou as informações. Essa mensagem que aparece quando você usa o processo "Enviar nota fiscal" é retornada pela prefeitura. Nesse caso você deve ler o a mensagem e resolver antes de tentar enviar novamente.
Acessando a tela pelo menu "Operacional > Financeiro > Nota fiscal de serviço" você vai ter acesso nos registros gerados pelo sistema. Nessa tela tem a informação "Envio". Quando essa informação "Envio" está preenchida, que dizer que o registro já foi enviado para o sistema da prefeitura e o sistema da prefeitura gerou a nota fiscal de serviço.
Quando essa informação "Envio" não está preenchida, quer dizer que o nosso sistema enviou o registro para o sistema da prefeitura mas o sistema da prefeitura não gerou a nota fiscal de serviço.
Usando a opção "Quero procurar por" tem a opção "Status". Nessa opção você consegue informar "NÃO ENVIADA" ou "ENVIADA". Depois de informar essa opção e clicando no botão "Procurar" o sistema vai exibir somente os registros que estão no status que você informou. Dessa forma você consegue por exemplo informar o status "NÃO ENIVADA" e verificar quais registros não estão gerados a nota fiscal de serviço no sistema da prefeitura.
5) Como fazer a impressão ou gerar o arquivo pdf da nota fiscal de serviço
Quando a nota fiscal é emitida pela prefeitura na integração com o RecreaSoft, você pode consultar ela tanto no portal da prefeitura quanto pelo sistema. No Recreasoft o registro da nova fiscal de serviço fica com o Status como "ENVIADA".
Para fazer a geração do arquivo pdf da nota fiscal de serviço ou fazer a impressão da nota fiscal de serviço pelo pelo RecreaSoft, é só fazer os seguintes passos:
5.1) Acesse o menu "Operacional > Financeiro > Nota Fiscal de Serviço". Pesquise pelo nome do cliente que realizou o pagamento e clique 2x no registro da nota fiscal correspondente a data desejada.
5.2) Será aberta a tela do cadastro da nota fiscal de serviço com as informações da nota fiscal de serviço.
5.3) Clique no botão "Relatório" do cadastro da nota fiscal de serviço. Nesse botão Relatório tem a opção "Nota Fiscal de Serviço". Clicando nessa opção vai aparecer na tela o impresso da nota fiscal de serviço.
5.4) Para exportar em pdf, clique no botão "Imprimir" e selecione a impressora pdf. Provavelmente vai aparecer a impressora "Microsoft Print to PDF" ou "CutePDF Writer", você pode selecionar qualquer uma das duas. Depois é só clicar no botão "Imprimir". Feito isso, vai aparecer o local para você salvar o arquivo.
5.5) Para imprimir, clique no botão "Imprimir" e selecione a impressora que deseja imprimir a nota fical de serviço. Lembrando que o modelo da nota fiscal de serviço disponibilizado pela prefeitura é do tamanho A4, ou seja, a impresssora que você irá realizar a impressão deve ser possível realizar a impressão no tamanho de papel A4.
6) Como fazer a exportação do arquivo xml da nota fiscal de serviço
Acesse o menu "Operacional > Financeiro > Nota fiscal de serviço".
6.1) Clique duas vezes em qualquer nota fiscal de serviço para abrir o cadastro da nota fiscal de serviço.
6.2) Dentro do cadastro da nota fiscal de serviço tem um botão "Processo". Clique nesse botão processo e depois clique na opção "Exportar xml da nota fiscal".
6.3) Na opção de selecionar o período, você informa e que quer exportar por data, informa as datas e faz a exportação.
6.4) O sistema vai gerar uma arquivo .zip com os xmls do período informado.
7) Como fazer a alteração da alíquota do ISS
Caso a aliquota do ISS seja alterada na prefeitura, é necessário fazer a configuração da alíquota no RecreaSoft. Dessa forma você deve combinar com a contabilidade para te avisar quando a alíquota for alterada na prefeitura para que você configure a nova alíquota no RecreaSoft.
Para fazer a alteração da alíquota é só acesso o menu "Cadastro > Financeiro > Serviço no município". Clique duas vezes na linha do registro do serviço para abrir o cadastro do "Serviço no município". Dentro desse cadastro terá o valor da alíquota do ISS configurado. Você pode alterar esse valor e salvar o cadastro do "Serviço no município". Essa alíquota será valida para os próximos pagamento que serão enviados para a prefeitura gerar a nota fiscal de serviço.
8) Como fazer a configuração da forma de pagamento para a geração automática da nota fiscal de serviço
Acesse o menu "Cadastro > Financeiro > Série da nota fiscal".
8.1) Clique duas vezes no registro da série da nota fiscal que vai aparecer para acessar o cadastro da série da nota fiscal.
8.2) Na tela do cadastro da série da nota fiscal, tem a opção "Usar para os pagamentos". Nessa opção tem as formas de pagamento cadastradas no sistema. As formas de pagamento que estão marcadas são as que vão gerar a nota fiscal de serviço automaticamente. Você pode marcar as formas de pagamento que deseja que seja gerado automaticamente a nota fiscal de serviço ou desmarcar caso não queira que seja gerado automaticamente a nota fiscal de serviço.
8.3) Depois de configurar essa opção é só clicar em Salvar para salvar as alterações realizadas.
9) Como configurar o certificado digital da sua empresa
O certificado digital da empresa tem a validade de 1 ano. Anualmente você ou a contabilidade faz a renovação do certificado digital da sua empresa. Logo que é feito o certificado digital, você precisa configurar o certificado digital renovado no RecreaSoft. Para configurar o certificado digital no RecreaSoft, é só você acessar o menu "Cadastro > Empresa":
9.1) Clicar duas vezes no registro do cadastro da empresa para abrir o cadastro.
9.2) No cadastro da empresa, você vai na aba "Informação fiscal", você vai na "Senha cert. digital" e informa a senha de instalação do certificado digital. Depois no botão "Arquivo" você clicar nele e seleciona o arquivo do certificado digital.
9.3) Feito o passo 9.2, vai aparecer a data de vencimento do certificado na informação "Venc. cert. digital"
9.4) Depois é só clicar no Salvar no cadastro.
10) Como gerar fazer a geração da nota fiscal de serviço de forma manual de um pagamento recebido
O RecreaSoft faz a geração da nota fiscal de serviço de forma automática para pagamento recebido por serviço de recreação caso esteja configurado para isso. Caso não tenha sido gerado a nota fiscal de serviço ou o pagamento recebido for referente ao serviço de festa você pode gerar a nota fiscal de serviço de forma manual.
Para gerar a nota fiscal de serviço de forma manual você vai acessar o menu "Operacional > Financeiro > Nota fiscal de serviço em lote". Na tela de "Nota fiscal de serviço em lote" é só você seguir os seguintes passos:
10.1) Informa a data do dia do pagamento na opção "Data inicial" e na "Data final".
10.2) Na opção "Situação do pagamento" você vai selecionar "Não tem nota fiscal gerada".
10.3) Na opção "Origem de pagamento" você vai selecionar "Festa" se o pagamento recebido foi pelo serviço de festa ou vai selecionar "Recreação" se o pagamento recebido foi pelo serviço de recreação.
10.4) Clica no botão "Pesquisar" e os pagamentos vão aparecer.
10.5) Você vai selecionar o pagamento que você quer gerar a nota fiscal de serviço e depois clica no botão "Gerar nota fiscal de serviço".
10.6) Feito isso, o pagamento recebido vai ser enviado para o sistema da prefeitura e a prefeitura irá gerar a nota fiscal de serviço. Caso tenha algum impedimento para o sistema da prefeitura gerar a nota fiscal de serviço, será exibido na tela uma mensagem mostrando o impedimento. Se o sistema da prefeitura gerar a nota fiscal de serviço, será exibido na tela uma mensagem informando que foi gerado com sucesso.
10.7) Você pode consultar a nota fiscal de serviço e realizar a impressão ou gerar o pdf da nota fiscal de serviço seguindo os passos do item "5) Como fazer a impressão ou gerar o arquivo pdf da nota fiscal de serviço" desse manual que você está acessando.
11) Impressão de recibos para promoções (benefícios em shopping e similares)
Muitos clientes participam de promoções em parceria com shoppings ou outras instituições, onde é necessário entregar um comprovante de pagamento no ato para que o consumidor possa usufruir de descontos ou benefícios posteriormente.
O objetivo aqui é orientar clientes do RecreaSoft sobre como imprimir recibos para os responsáveis pelas crianças participarem dessas promoções , esclarecendo limitações fiscais, uso correto do recibo.
11.1) Diferença entre serviço x produto
Antes de qualquer orientação, é importante diferenciar dois cenários diferentes:
11.1.1) Empresas prestadoras de serviço
Brinquedotecas, parques infantis, jumps e etc, prestam serviço de recreação.
Esse tipo de operação gera nota fiscal de serviço (NFS-e).
A NFS-e é emitida pela Prefeitura e, pela regra da prefeitura, o documento possui formato A4 (PDF).
Não existe impressora de cupom (fiscal ou não fiscal) para imprimir NFS-e em formato de cupom.
11.1.2) Empresas que também vendem produtos
Venda de produtos gera nota fiscal de consumidor final (NFC-e), integrado com a SEFAZ do Estado.
A NFC-e sim, pode ser impressa em impressora térmica não fiscal, no formato de cupom fiscal (igual em supermercados).
11.2) O sistema imprime a nota fiscal de serviço na hora ?
11.2.1) O RecreaSoft não emite a nota fiscal de serviço diretamente por que a emissão da NFS-e é responsabilidade da Prefeitura (via ntegração).
11.2.3) O sistema, de 10 em 10 minutos, reúne os pagamentos recebidos e envia para a prefeitura gerar a nota fiscal de serviço.
Porém, no momento do envio, o sistema da prefeitura pode estar fora do ar, a internet não estar funcionando na unidade, o certificado digital do parque estar vencido (é obrigação do parque conferir a emissão das notas e atualizar o certificado digital) ou outras questões que podem atrapalhar o envio, ou seja, nesses casos não vai gerar a nota fiscal de serviço.
11.2.4) Tem como imprimir a nota fiscal de serviço na hora. Se o sistema ainda não tiver gerado você pode gerar pela tela "Operacional > Financeiro > Nota fiscal de serviço em lote", porém nem sempre será possível pelas questões informadas no item 11.2.3 e que não tem relação com o RecreaSoft.
É necessário ter uma impressora comum de papel A4 na unidade ou então enviar manualmente para o e-mail do cliente. O sistema não envia e-mail com a nota fiscal.